O.G Ottersland AS – Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger jfr. Åpenhetsloven.

1. Innledning

Åpenhetsloven trådte i kraft den 1. juli 2022. Loven er utarbeidet for å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven stiller krav til at større norske selskaper foretar aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet, leverandører og forretningspartnere.
Deler av O.G. Ottersland AS konsernet er omfattet av lovens virkeområde, jf. Åpenhetsloven §§ 2 og 3.

Åpenhetsloven § 4 pålegger O.G. Ottersland AS å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, se § 4 bokstav a-f. Etter lovens § 5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.

Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene O.G. Ottersland AS har utført i perioden fra 1. juli 2022 til 23. mai 2023. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak O.G. Ottersland AS har iverksatt. Perioden tilsvarer O.G. Ottersland AS siste regnskapsår siden ikrafttredelsen av Åpenhetsloven.

Redegjørelsen er strukturert som følger: Punkt 2 inneholder en beskrivelse av O.G. Ottersland AS organisering, ansvarsfordeling under Åpenhetsloven, samt selskapets retningslinjer og prosedyrer for håndtering og oppfølgning av Åpenhetsloven. Resultatene fra aktsomhetsvurderingene O.G. Ottersland AS har utført beskrives under punkt 3. Avslutningsvis følger en redegjørelse for tiltak O.G. Ottersland AS har iverksatt for å følge opp resultatene fra aktsomhetsvurderingene.

2. Organisering, ansvarsområder og retningslinjer for oppfølgning av Åpenhetsloven

2.1 Organisering av virksomheten til O.G. Ottersland AS

Virksomheten til O.G. Ottersland AS er organisert på følgende måte:

Togos AS er et felleseierselskap av morselskapet.
O.G. Ottersland AS er morselskapet i gruppen.
O.G. Ottersland Eiendom AS eier hovedtyngden av eiendommene samt administrerer leieinnkreving og regnskapsførsel.
O.G. Ottersland Drift AS står for drift av eiendommene til gruppens eiendomsselskaper.

I denne oversikten er det kun Togos AS, O.G. Ottersland AS og O.G. Ottersland Eiendom AS som er omfattet av virkeområdet til Åpenhetsloven, jf. Lovens § 2. I forbindelse med at O.G. Ottersland AS er mor i et konsern, så blir denne rutinen og redegjørelsen kun utarbeidet i mor. Alle våre leverandører som omfattes av loven blir kartlagt, uavhengig om de er leverandør til morselskap eller til datterselskapene.

2.2 Om driftsområdet til O.G. Ottersland AS

O.G. Ottersland AS bedriver næringsvirksomhet, herunder eie og drift av fast eiendom, deltakelse i andre selskaper og annen økonomisk virksomhet. Selskapets hovedkontor er i Arendal og hovedtyngden av våre eiendommer er i Norge.

2.3 Ansvarsområder, retningslinjer, forankring av ansvarlighet, etterlevelse og rutiner

Daglig leder har det overordnede ansvaret for å følge opp O.G. Ottersland-konsernet etterlevelse av Åpenhetsloven, herunder rutinen, gjennomføringen og publiseringer av aktsomhetsvurderinger etter lovens §§ 4 og 5. De mer spesifikke ansvarsområdene som ligger under Åpenhetsloven sikres gjennomført i samråd med eiendomssjef og økonomisjef.

O.G. Ottersland-konsernet har i styrevedtak datert 23. mai 2023 vedtatt retningslinjer for ansvarlighet, og bestemt at ansvarlighet og etterlevelse av Åpenhetsloven skal forankres i selskapets retningslinjer. Gjennom denne rutinen skal det sikres at ansvarlighet og etterlevelse av Åpenhetsloven også gis en faktisk og operasjonell forankring i selskapets retningslinjer.
Aktsomhetsvurderingene er utført i henhold til retningslinjen for ansvarlighet. I tillegg har O.G. Ottersland-konsernet utarbeidet en egen veileder og rutine for aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetsloven. Veilederen inneholder en redegjørelse for kravene Åpenhetsloven stiller til de enkelte stegene i aktsomhetsvurderingen og hvordan resultatene fra vurderingen skal publiseres. Rutinen er sammen med denne redegjørelsen publisert på ottersland.no.

Dokumentet “Rutine for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven pr. juni 2023“, inneholder en egen rutine for iverksettelse og oppfølgning av tiltak etter funn av faktiske eller mulige konsekvenser i O.G. Ottersland-konsernet virksomhet. Dokumentet beskriver hvordan O.G. Ottersland-konsernet skal gå frem i håndteringen av slike konsekvenser og hvem som er ansvarlig for å følge opp tiltakene internt i O.G. Ottersland-konsernet.

3. Resultater fra aktsomhetsvurderinger utført 2022/2023

3.1 Kartlegging av leverandørkjede, avgrensning, utvelgelse og metode

O.G. Ottersland AS arbeid med aktsomhetsvurderingene startet med å ta ut en komplett oversikt over alle våre leverandører for alle våre selskaper. Listen bestod av om lag 100 selskaper.

Etter at det totale antallet leverandører var kartlagt ble det analysert etter en rekke parametere, for å avgrense leverandørkjeden til et antall som var praktisk mulig å følge opp med videre undersøkelser. Det ble i den forbindelse besluttet å begrense søketreffet til selskaper som, etter en vurdering av flere parametere, utgjorde de største risikoene for faktiske og potensielle negative konsekvenser for brudd på menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold.

Etter at det totale antallet leverandører var kartlagt ble det analysert etter en rekke parametere, for å avgrense leverandørkjeden til et antall som var praktisk mulig å følge opp med videre undersøkelser. Det ble i den forbindelse besluttet å begrense søketreffet til selskaper som, etter en vurdering av flere parametere, utgjorde de største risikoene for faktiske og potensielle negative konsekvenser for brudd på menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold.

Leverandørkjeden ble fordelt og avgrenset etter følgende kriterier:

• Størrelse på omsetning til/fra O.G. Ottersland AS i 2022

• Bransje og produktkategori

• Produksjonssted

• Opprinnelsessted

• Hvorvidt selskapet er omfattet av Åpenhetsloven

Etter anvendelse av kriteriene ovenfor ble antallet selskaper redusert fra ca. 100 til om lag 7 selskaper vi ønsket å se nærmere på.

Som metode for innhenting av data besluttet O.G. Ottersland AS å utforme et spørreskjema som ble sendt til utvalget. Tanken bak beslutningen var at spørreskjema ville gi oss adgang til store informasjons¬mengder fra flere selskaper, samt at det ville gi et godt informasjonsgrunnlag for videre oppfølgning av utvalget. Ved å sende ut spørreskjema kan O.G. Ottersland AS også kontrollere om selskapene vi vurderer som risikofaktorer har tilfredsstillende og gode svar på våre spørsmål. I tillegg til spørreskjemaet så ble det vedlagt en egenerklæring for leverandøratferd.

Spørreskjemaene ble sendt fra O.G. Ottersland AS medio april 2023 med svarfrist 15. mai 2023.

4. Hovedfunn risikovurdering egen virksomhet og leverandørkjede

4.1 Hovedfunn – risikovurdering av egen virksomhet

O.G. Ottersland-konsernet bedriver sin virksomhet i Norge, og aktivitetstypene som er omfattet av vår virksomhet er transparent. Konsernet består av 7 ansatte hvor de ansatte er sikret gjennom, ordnede arbeidsforhold, skrevne arbeidsavtaler, god sikkerhet på arbeidsplassen og bruken av etablerte HMS-rutiner. Basert på den interne kartleggingen og undersøkelsen som ble utført i 2023, avdekket O.G. Ottersland-konsernet ingen brudd på menneskerettighetene eller risikoer for uanstendige arbeidsforhold.

4.2 Hovedfunn – risikovurdering av leverandørkjede og konklusjon

Selskapet mottok svar fra samtlige respondenter på spørreskjemaene innen svarfristen som var satt til 15. mai 2023.

Alle respondentene krysset ja på alle områdene i spørreskjemaet for at de viser samfunnsansvar og driver innenfor åpenhetslovens bestemmelser. Samtlige egenerklæringsskjemaer var datert og signert av ansvarlig kontaktperson hos leverandøren. I tillegg svarte to av respondentene at de også var miljøfyrtårn sertifisert.

O.G. Ottersland-konsernet vil på bakgrunn av gjennomgang og kartlegging av egen virksomhet og alle våre leverandører, samt tilbakemelding fra undersøkelsen konkludere med at konsernet og våre leverandører driver innenfor og oppfyller rutinen og standarden som er satt i loven. I vurderingen av risikofaktorer må det til slutt nevnes at det er forbundet med forholdsvis lav risiko, bransjen og landet (hovedsakelig Norge) selskapet opererer i.

På bakgrunn av konklusjonen finner vi ikke grunnlag for å iverksette ytterligere tiltak overfor vår leverandørkjede i denne omgangen.

5. Kilder og verktøy til bruk i aktsomhetsvurderingen