Rutine for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven for O.G Ottersland AS

Formål

Rutinen skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.

Omfang

Rutinen omfatter aktsomhetsvurderinger knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming. I forbindelse med at O.G. Ottersland AS er mor i et konsern, så blir denne rutinen kun utarbeidet i mor. Alle våre leverandører som omfattes av loven blir kartlagt, uavhengig om de er leverandør til morselskap eller til datterselskapene.

Ansvar

Daglig leder er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med eiendomssjef og økonomisjef sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.

Beskrivelse

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:

• Det skal avholdes arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 1 gang pr. år.

• I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester.

• Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører.

• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.

• Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges, i tråd med åpenhetsloven, lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside.

• Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.

Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade: 

• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige.

• Tiltak kan gjennomføres direkte ovenfor leverandører/grossister eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere.

Endringer:

• Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.

Oppfølging av tiltak og deres effekt

• I arbeidsmøtet (ref. punktet om aktsomhetsvurderinger over) skal eiendomssjef/økonomisjef, sørge for oppfølging og evaluering av tiltak.

Avvik

• Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes eiendomssjef eller økonomisjef.

• Eiendomssjef eller økonomisjef vil følge opp ovenfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet.

• Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.

Behandling av informasjonskrav

• Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

• Dersom vi mottar krav om informasjon, skal eiendomssjef/økonomisjef kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet.

Referanser og tilknyttede dokumenter

• Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven, LOV-2021-06-18-99).

• OECDs sektorveiledning.

• Mal for egen risikovurdering, mal for eksterne risikovurderinger.

• Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger.